دورة
تدريبية
إدارة
الوثائق والأرشفة الإلكترونية وفق ISO 15489
مدة
الدورة: أسبوع واحد (20 ساعة تدريبية)
المقدمة
تُنتج كل مؤسسة حكومية كانت
أو خاصة كمّاً هائلاً من الوثائق يومياً: قرارات إدارية، عقود، مراسلات رسمية،
محاضر اجتماعات، تقارير، فواتير، وسجلات مالية. هذه الوثائق ليست مجرد ملفات تُحفظ
وتُنسى، بل هي دليل إثبات لنشاط المؤسسة، وأساس قراراتها، وخط دفاعها الأول في
التدقيق والمنازعات والمتطلبات التنظيمية. ومع ذلك، فإن كثيراً من المؤسسات لا
تملك نظاماً واضحاً يحكم كيفية إنشاء هذه الوثائق وتصنيفها وحفظها واسترجاعها
وإتلافها، مما يؤدي إلى ضياع وثائق جوهرية، أو تكرارها في أماكن متعددة دون نسخة
مرجعية معتمدة، أو الاحتفاظ بها إلى أجل غير مسمى بتكلفة تخزين متصاعدة.
أصدرت المنظمة الدولية
للمعايير (ISO) مواصفة ISO 15489-1:2016 كأول مواصفة دولية مخصصة حصرياً لإدارة
الوثائق، تحدد المبادئ والمفاهيم الأساسية التي تُبنى عليها أي منظومة فعالة
لإنشاء الوثائق والتقاطها وإدارتها بغض النظر عن شكلها أو هيكلها أو البيئة
التقنية المستخدمة. وتُعرّف المواصفة الوثيقة بأنها معلومة أُنشئت أو استُقبلت
واحتُفظ بها كدليل إثبات لنشاط أعمال أو للوفاء بالتزام.
المشكلة العملية التي تتكرر
في المنطقة العربية أن كثيراً من المؤسسات تنتقل إلى أنظمة أرشفة إلكترونية دون أن
تكون قد حلّت مشكلاتها الأساسية في إدارة الوثائق أصلاً: لا يوجد تصنيف موحد، ولا
جدول استبقاء يحدد مدة حفظ كل نوع ومتى يُتلف، ولا بيانات وصفية كافية لاسترجاع
الوثائق لاحقاً. والنتيجة أن المؤسسة تنقل فوضاها من الورق إلى النظام الإلكتروني،
فيصبح النظام مستودعاً رقمياً عشوائياً بدل أن يكون أداة حوكمة. هذه الدورة صُممت
لسد هذه الفجوة تحديداً، بمخرجات عملية تنقل المشارك من فهم مبادئ المواصفة إلى
القدرة على بناء منظومة إدارة وثائق فعلية، سواء كانت مؤسسته لا تزال تعتمد على
الورق أو انتقلت بالفعل إلى الأرشفة الإلكترونية أو تعمل في بيئة مختلطة.
الفئة المستهدفة
• مديرو ومسؤولو
إدارة الوثائق والمحفوظات والأرشيف المركزي.
• مسؤولو التحول
الرقمي ومشاريع الأرشفة الإلكترونية.
• مسؤولو الجودة
والامتثال والتدقيق الداخلي.
• مسؤولو تقنية
المعلومات المعنيون بأنظمة إدارة المحتوى المؤسسي (ECM) وأنظمة إدارة الوثائق
الإلكترونية (EDRMS).
• مديرو المكاتب
والسكرتارية التنفيذية في الجهات التي تتعامل مع حجم كبير من المراسلات والقرارات
الرسمية.
• أي مسؤول يقود أو
يشارك في مشروع انتقال من الأرشفة الورقية إلى الإلكترونية ويحتاج إلى إطار منهجي
يضمن نجاح المشروع.
لماذا دورة إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية
في معهد الحل الوحيد للتدريب والاستشارات؟
في موضوع يبدو إدارياً بحتاً
لكنه يمس كل وظيفة في المؤسسة، لا يكفي أن يحفظ المشارك بنود المواصفة. ما تحتاجه
المؤسسة فعلاً هو فريق يعود من الدورة قادراً على بناء منظومة إدارة وثائق تعمل
فعلياً لا على الورق فقط. وعلى هذا الأساس صُممت الدورة:
1. يخرج المشارك
بوثائق عمل
كل يوم في الدورة ينتهي بمنتج
عملي يبنيه المشارك بنفسه: خطة تصنيف لوثائق إدارة أو قطاع من مؤسسته، جدول
استبقاء وإتلاف، مخطط بيانات وصفية لنظام الأرشفة، قائمة متطلبات وظيفية لنظام
أرشفة إلكتروني، وخطة تنفيذ لمدة 90 يوماً. هذه مسودات قابلة للتخصيص والعرض على
الإدارة فور العودة، مما يختصر أشهر
من العمل التحضيري.
2. محتوى مبني
على واقع المؤسسات الفعلي
تُناقَش في الدورة الحالات
التي تواجهها المؤسسات فعلاً: أرشيفات ورقية متراكمة منذ عقود دون تصنيف، وأنظمة
إلكترونية اشتُريت ونُفذت دون خطة تصنيف مسبقة فتحولت إلى مستودعات عشوائية،
ومراسلات رسمية تُتبادل عبر البريد الإلكتروني والهاتف دون أن تُلتقط كوثائق
رسمية، ووثائق ثنائية اللغة تحتاج إلى معالجة خاصة في التصنيف والبيانات الوصفية.
3. تصميم يربط
بين المواصفة والتطبيق التقني
الدورة ليست شرحاً نظرياً
لمواصفة ISO 15489 فحسب، ولا دورة تقنية عن نظام أرشفة بعينه. بل مبنية حول السؤال
العملي: كيف تُترجم مبادئ المواصفة إلى متطلبات وظيفية واضحة لأي نظام أرشفة
إلكتروني تختاره المؤسسة، وكيف يُضمن أن مشروع الرقمنة لا يُعيد إنتاج الفوضى
الورقية بشكل رقمي؟ لذلك يغطي المحتوى المواصفات المكملة مثل ISO 16175 للمتطلبات
الوظيفية للوثائق في البيئات الإلكترونية، وISO/TR 13028 لإرشادات الرقمنة.
4. مدربون
مختصون ومادة تدريبية محدّثة
تُنفَّذ الدورة من خلال
مدربين متخصصين في إدارة الوثائق والأرشفة وأنظمة المعلومات المؤسسية، يجمعون بين
الفهم الدقيق لمتطلبات المواصفة والخبرة العملية في تصميم وتنفيذ مشاريع الأرشفة
الإلكترونية داخل المؤسسات، مما يتيح لهم الإجابة عن أسئلة المشاركين التطبيقية.
كما أُعدّت المادة التدريبية وفق النص الحالي لمواصفة ISO 15489-1:2016 والمواصفات
والتقارير التقنية المكملة لها، بما يضمن أن ما يتعلمه المشارك مبني على أحدث
الممارسات الدولية.
أهداف الدورة
1.
تمكين المشاركين من فهم مبادئ إدارة الوثائق
وفق ISO 15489 وتحليل الفجوة بين الوضع الحالي في مؤسساتهم ومتطلبات المواصفة.
2.
إكساب المشاركين مهارة بناء الأدوات الأساسية
لإدارة الوثائق: خطة التصنيف، جدول الاستبقاء والإتلاف، ومخطط البيانات الوصفية.
3.
تجهيز المشاركين لقيادة مشروع أرشفة إلكترونية
أو تقييم نظام قائم، بما يشمل تحديد المتطلبات الوظيفية ومعايير الرقمنة وضوابط
الوصول والصلاحيات.
المحاور التدريبية الرئيسية
اليوم الأول:
أساسيات إدارة الوثائق ومبادئ ISO 15489
•
ما الفرق بين الوثيقة (Record) والمستند
العادي؟ وأهمية هذا التمييز للمؤسسة.
•
خصائص الوثيقة الموثوقة وفق المواصفة: الأصالة،
الموثوقية، السلامة، وقابلية الاستخدام.
•
سياسة إدارة الوثائق: المسؤوليات، والأدوار،
والمتطلبات التنظيمية والقانونية.
•
تمرين عملي: تحليل الوضع الحالي لإدارة الوثائق
في مؤسسة المشارك وتحديد الفجوات الرئيسية.
اليوم الثاني:
تصنيف الوثائق وجدول الاستبقاء والإتلاف
•
تحليل أنشطة المؤسسة لتحديد أنواع الوثائق
المطلوب التقاطها وحفظها.
•
بناء خطة تصنيف (File Plan) تعكس الهيكل
الوظيفي للمؤسسة لا هيكلها الإداري فقط.
•
إعداد جدول استبقاء وإتلاف: تحديد مدة حفظ كل
نوع من الوثائق بناءً على المتطلبات القانونية والتشغيلية والتاريخية.
•
تمرين عملي: بناء خطة تصنيف وجدول استبقاء
لإدارة أو قطاع من مؤسسة المشارك.
اليوم الثالث:
البيانات الوصفية وضوابط الوثائق
•
البيانات الوصفية (Metadata): ماهيتها، ولماذا
تُعدّ مكوناً أساسياً لأي وثيقة لا إضافة اختيارية.
•
تصميم مخطط البيانات الوصفية: بيانات السياق،
والمحتوى، والهيكل، وإدارة الوثيقة عبر الزمن.
•
ضوابط الوصول والصلاحيات، وتتبع التعديلات،
والاحتفاظ القانوني (Legal Hold).
•
تمرين عملي: تصميم مخطط بيانات وصفية لنوع
وثائق محدد، مع تحديد الحقول الإلزامية والاختيارية.
اليوم الرابع:
الأرشفة الإلكترونية والرقمنة
•
المتطلبات الوظيفية لأنظمة إدارة الوثائق
الإلكترونية (EDRMS) وفق ISO 16175.
•
معايير رقمنة الوثائق الورقية: الدقة، الصيغ،
ضمان مطابقة النسخة الرقمية للأصل، وإرشادات ISO/TR 13028.
•
التكامل بين نظام الأرشفة وأنظمة المؤسسة
القائمة: نظام المراسلات، ونظام الموارد البشرية، والمالية.
•
تطبيق عملي: إعداد قائمة متطلبات وظيفية لنظام
أرشفة إلكتروني أو تقييم نظام قائم مقابل متطلبات المواصفة.
اليوم الخامس:
حوكمة المنظومة وخطة التنفيذ
•
ربط إدارة الوثائق بمنظومة الامتثال: ISO 9001،
ISO 27001، ومتطلبات حماية البيانات الشخصية.
•
مراقبة الأداء والتدقيق الداخلي على منظومة
إدارة الوثائق.
•
إدارة التغيير: كيف تُقنع الإدارات بالتعاون
وتضمن التزام الموظفين بالتصنيف والحفظ.
•
تمرين عملي شامل
مخرجات الدورة
•
فهم عملي دقيق لمبادئ إدارة الوثائق وفق ISO
15489 والتمييز بين الوثيقة والمستند العادي.
•
خطة تصنيف (File Plan) جاهزة للتخصيص والتطبيق
على مؤسسة المشارك.
•
جدول استبقاء وإتلاف يحدد مدة حفظ كل نوع من
الوثائق ومتى يُتلف أو يُنقل للأرشيف الدائم.
•
مخطط بيانات وصفية مصمم لنظام الأرشفة
الإلكتروني أو جاهز لاعتماده عند اختيار النظام.
•
قائمة متطلبات وظيفية لنظام أرشفة إلكتروني، أو
تقييم لنظام قائم مقابل متطلبات المواصفة.
•
خطة تنفيذ مؤسسية بجدول زمني واضح للانتقال من
الوضع الحالي إلى منظومة إدارة وثائق فعالة.
الشهادات
يحصل كل مشارك يُتم متطلبات
الحضور والمشاركة في الدورة على شهادتين:
1.
شهادة صادرة عن معهد الحل الوحيد للتدريب
والاستشارات
2.
شهادة صادرة عن كلية كامبردج البريطانية
للتدريب Cambridge Training College Britain